• La gestion comptable et financière
• La gestion administrative et secrétariat
• La gestion des réunions et assemblées générales
• La gestion technique et la supervision de travaux
• Services aux copropriétaires
• Service d’appel d’urgence 24/ 7

GESTION FINANCIÈRE

• Percevoir et déposer les charges communes ou frais de condo et les cotisations spéciales ;
• Suivi des retards de paiement ;
• Mises en demeure et procédures légales pour les copropriétaires en défaut du paiement de leurs charges communes ;
• Règlement des payables et des salariés de la copropriété ;
• Préparer les conciliations bancaires ;
• Établissement et gestion du fonds de prévoyance;
• Préparation et suivi des budgets;
• Préparation des documents nécessaires à la comptabilité de fin d’exercice ;
• Fournir mensuellement, trimestriellement ou annuellement, un rapport qui permet au conseil d’administration de suivre de près l'évolution financière de la copropriété ;
• Gestion des documents gouvernementaux ;

ADMINISTRATION ET SECRÉTARIAT

• Tenir à jour le registre du syndicat et les informations des copropriétaires ;
• Préparer tout document requis par le conseil d’administration ;
• Communications régulières auprès des copropriétaires (rapports, informations, etc.)
• Réception, transmission et traitement des demandes des copropriétaires au conseil d’administration
• Recrutement et gestion du personnel sous l’égide du conseil d’administration ;
• Suivi quant aux contrats nécessaires au fonctionnement et à la protection de l’immeuble et notamment les questions d’assurances (échéance et portée des garanties) ;
• Préparation au nom du Syndicat des documents nécessaires aux notaires et courtiers lors des transactions immobilières ;
• Exécuter et suivre les décisions du Syndicat ;
• Suivi des réclamations courantes de copropriétaires relatives à l’immeuble ;
• Dénonciation et suivi des sinistres auprès de l’assureur de l’immeuble.
• Tout autre élément de secrétariat de la propriété.

GESTION DES RÉUNIONS ET ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

• Organiser et tenir toutes les réunions mensuelles avec les administrateurs
• Rédaction des procès-verbaux des réunions du C.A.
• Préparation, convocation et gestion des assemblées annuelles et extraordinaires et rédaction des procès-verbaux
• Tenir un registre des procès-verbaux des assemblées et des règlements adoptés ;

GESTION DE L’ENTRETIEN

• S’assurer qu’un service adéquat de conciergerie est en place en tout temps, si requis ;

• Réparations courantes dans les parties communes
• Préparation, négociation et octroi des contrats de maintenance et suivi des appels d’urgence (ascenseurs, plomberie, etc.)
• Sous-traitance des services de nettoyeurs, paysagistes et déneigement
• Constitution d’un plan de rénovations et de réparations préventives
• Inspections régulières
• Surveillance des travaux d’entretien et de rénovation
• Élaboration d’un carnet d’entretien de l’immeuble
• Analyse des demandes de travaux dans les parties privatives
• Coordination des travaux
• Détermination des travaux à être engagés dans le cadre du budget prévisionnel ;
• Suivi des décisions du conseil d’administration en matière de travaux ;
• Achat des biens nécessaires à l’entretien de l’immeuble ;

GESCO HABITAT CONSEIL offre également aux copropriétaires investisseurs des services de gestion de leur condo en location, notamment :

• Recherche de nouveaux locataires
• Gestion des baux et des renouvellements
• Représentation auprès de la régie du logement
• Collecte de loyer
• Paiement des charges communes/ frais de condo et autres fournisseurs
• Entretien
• Services d’urgences 24/ 7

SERVICE D’APPEL D’URGENCE 24 h / 24 – 7 jours par semaine

De fait, les responsables de la gestion de votre immeuble peuvent être rejoints pendant les heures d’ouverture du bureau mais également en dehors de nos heures d’ouverture via leur cellulaire ou notre service téléphonique d’urgence.  Notre équipe a alors la responsabilité de contacter les entrepreneurs compétents pour exécuter les travaux requis.